Цифровизация
документооборота
по охране труда
документооборота
по охране труда
«Магнит» — крупнейшая розничная сеть России по количеству торговых объектов и один из крупнейших частных работодателей страны. Компания ведет деятельность в 72 регионах Российской Федерации и объединяет более 33 000 торговых объектов различных форматов, включая магазины у дома, супермаркеты, аптеки и дрогери.
Заказчик
Компания развивает сразу несколько федеральных сетей: продовольственную сеть «Магнит», сеть аптек «Магнит Аптека» и сеть магазинов косметики, парфюмерии и товаров для дома «Магнит Косметик».
Логистическая инфраструктура компании включает более 50 распределительных центров общей площадью свыше 2 млн кв. м и собственный автопарк численностью более 7 000 транспортных средств.
Общая численность персонала превышает 360 000 сотрудников, что делает «Магнит» одним из крупнейших работодателей России. Ежедневно компания осуществляет тысячи кадровых операций, связанных с приемом, переводом, обучением и допуском сотрудников к работе.
Масштаб бизнеса, территориальная распределенность объектов, высокая интенсивность кадровых процессов и необходимость соблюдения требований охраны труда на тысячах площадок формируют повышенные требования к автоматизации процессов производственной безопасности и документооборота.
Логистическая инфраструктура компании включает более 50 распределительных центров общей площадью свыше 2 млн кв. м и собственный автопарк численностью более 7 000 транспортных средств.
Общая численность персонала превышает 360 000 сотрудников, что делает «Магнит» одним из крупнейших работодателей России. Ежедневно компания осуществляет тысячи кадровых операций, связанных с приемом, переводом, обучением и допуском сотрудников к работе.
Масштаб бизнеса, территориальная распределенность объектов, высокая интенсивность кадровых процессов и необходимость соблюдения требований охраны труда на тысячах площадок формируют повышенные требования к автоматизации процессов производственной безопасности и документооборота.
Подробнее о заказчике
В условиях территориально распределенной структуры компании организация процессов охраны труда сопровождалась значительными трудозатратами и высокой нагрузкой на специалистов по охране труда.
Основными проблемами являлись:
В результате служба охраны труда была вынуждена тратить значительное время на контроль документооборота, а получение подписанных документов из удаленных подразделений сопровождалось задержками и дополнительными трудозатратами.
Основными проблемами являлись:
- большой объем кадровых перемещений и связанных с ними документов по охране труда;
- отсутствие специалистов по охране труда на многих объектах;
- территориальная удаленность сотрудников и подразделений;
- необходимость контроля оформления и подписания большого количества документов;
- сложности поиска и хранения документов;
- отсутствие единообразия в оформлении документации;
- значительная нагрузка по процессам охраны труда была возложена на директоров магазинов и руководителей распределительных центров, для которых обеспечение прибыльности объектов, бесперебойной работы подразделений и выполнения производственных показателей является приоритетной задачей. При этом им приходилось самостоятельно отслеживать необходимость оформления, подписания и передачи большого количества документов по охране труда.
В результате служба охраны труда была вынуждена тратить значительное время на контроль документооборота, а получение подписанных документов из удаленных подразделений сопровождалось задержками и дополнительными трудозатратами.
Ситуация до внедрения
- Крупным компаниям с разветвлённой структурой.
- Компаниям с сотрудниками на удалёнке.
- Организациям с географически-удалёнными подразделениями.
Мы предложили использовать решение на базе технологии машиночитаемых кодов (МЧК). МЧК — это современный способ кодирования информации, аналогичный QR- и штрихкодам, который позволяет автоматизировать работу с документами.
В нашем случае мы кодируем информацию по документу и сотруднику, которому этот документ принадлежит.
В нашем случае мы кодируем информацию по документу и сотруднику, которому этот документ принадлежит.
Кому полезно?
Выполненные работы
Как работает система
ЭРМ КОТ готовит и отправляет на подписание полный пакет документов по охране труда, принимает скан подписанных документов по почте и обеспечивает привязку полученных документов к карте сотрудника.
Рассмотрим пример оформления нового сотрудника в филиале компании (на примере удаленного магазина, где нет своего СОТ):
Рассмотрим пример оформления нового сотрудника в филиале компании (на примере удаленного магазина, где нет своего СОТ):
- При появлении данных о новом сотруднике в кадровой системе ЭРМ КОТ получает информацию.
- Система определяет необходимые инструктажи по охране труда и пожарной безопасности на основе матрицы обучений (в нашем случае — вводный и первичный).
- Автоматически формируются необходимые документы, которые направляются на почту руководителю. МЧК содержит идентификатор сотрудника и документа.
- Руководитель распечатывает документы, организует их подписание и отправляет подписанные сканы на специальный адрес.
- ЭРМ КОТ с технической почты распознаёт документы по МЧК-коду и прикрепляет их к карточке сотрудника.
Внедрение решения позволило достичь следующих результатов:
Проект продемонстрировал высокую эффективность в решении задач по цифровизации процессов охраны труда в крупной федеральной компании.
- Руководители на местах больше не должны помнить, когда и какой документ по ОТ и ПБ они должны сделать/подписать/ознакомить — это всё делает система.
- Контроль за подписанием осуществляет система, в случае задержки ответа направляет документы повторно и шлёт сообщение в службу ОТ.
- Все копии документов под рукой, доступны в любой момент.
- Удалённость сотрудников не имеет значения.
Проект продемонстрировал высокую эффективность в решении задач по цифровизации процессов охраны труда в крупной федеральной компании.
Результаты проекта