Один СОТ против 10 000
Как МЧК спасает от бумажного апокалипсиса
Крупнейшая розничная сеть России с 30-летней историей. Компания объединяет более 29 000 торговых точек в 67 регионах страны. В сети работает свыше 300 000 сотрудников. Занимает третью позицию по объёму выручки среди частных компаний России.
Заказчик
При реализации проекта компания столкнулась с серьёзными сложностями в организации документооборота по охране труда:
Основная задача заключалась в том, чтобы автоматизацировать процесс документооборота с участием ведущих руководителей.
- Сотрудников и документов очень много, а СОТ мало.
- Руководители отделений не знают, когда и какие документы формировать и подписывать (и не хотят это знать).
- Сотрудники работают удалённо или в отдалённых филиалах.
- Хранение и поиск информации затруднены.
- Нет единообразия в шаблонах документации.
Основная задача заключалась в том, чтобы автоматизацировать процесс документооборота с участием ведущих руководителей.
Ситуация до внедрения
- Крупным компаниям с разветвлённой структурой.
- Компаниям с сотрудниками на удалёнке.
- Организациям с географически-удалёнными подразделениями.
Мы предложили использовать решение на базе технологии машиночитаемых кодов (МЧК). МЧК — это современный способ кодирования информации, аналогичный QR- и штрихкодам, который позволяет автоматизировать работу с документами.
В нашем случае мы кодируем информацию по документу и сотруднику, которому этот документ принадлежит.
В нашем случае мы кодируем информацию по документу и сотруднику, которому этот документ принадлежит.
Кому полезно?
Выполненные работы
Как работает система
ЭРМ КОТ готовит и отправляет на подписание полный пакет документов по охране труда, принимает скан подписанных документов по почте и обеспечивает привязку полученных документов к карте сотрудника.
Рассмотрим пример оформления нового сотрудника в филиале компании (на примере удаленного магазина, где нет своего СОТ):
Рассмотрим пример оформления нового сотрудника в филиале компании (на примере удаленного магазина, где нет своего СОТ):
- При появлении данных о новом сотруднике в кадровой системе ЭРМ КОТ получает информацию.
- Система определяет необходимые инструктажи по охране труда и пожарной безопасности на основе матрицы обучений (в нашем случае — вводный и первичный).
- Автоматически формируются необходимые документы, которые направляются на почту руководителю. МЧК содержит идентификатор сотрудника и документа.
- Руководитель распечатывает документы, организует их подписание и отправляет подписанные сканы на специальный адрес.
- ЭРМ КОТ с технической почты распознаёт документы по МЧК-коду и прикрепляет их к карточке сотрудника.
Внедрение решения позволило достичь следующих результатов:
Проект эффективно решил задачи по цифровизации процессов охраны труда в крупной федеральной компании.
- Руководители на местах больше не должны помнить, когда и какой документ по ОТ и ПБ они должны сделать/подписать/ознакомить — это всё делает система.
- Контроль за подписанием осуществляет система, в случае задержки ответа направляет документы повторно и шлёт сообщение в службу ОТ.
- Все копии документов под рукой, доступны в любой момент.
- Удалённость сотрудников не имеет значения.
Проект эффективно решил задачи по цифровизации процессов охраны труда в крупной федеральной компании.
Результаты проекта
Одна платформа вместо нескольких систем
Многозадачность
Работа с рабочего стола или мобильного устройства
Мобильность
Статистика и аналитика в разрезе каждого направления
Прозрачность
Запишитесь на демонстрацию системы
